Stellen Sie sich einen deutschen Hersteller von Präzisionskomponenten vor, der für seine Innovationskraft und Qualität bekannt ist und an große Automobilkonzerne liefert. Der gute Ruf des Unternehmens zahlt sich aus, denn die Aufträge nehmen zu. Doch hinter den Kulissen zeichnet sich ein wachsendes Problem ab. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen für die Erstellung von Rechnungen, die Verfolgung von Zahlungen und der Abgleich von Konten ist ein klarer Engpass. Fehler schleichen sich ein und führen zu Zahlungsstreitigkeiten und Verzögerungen. Das Finanzteam ist überlastet und hat Mühe, Schritt zu halten. Es wird eher von lästigen Aufgaben als von strategischem Finanzmanagement in Anspruch genommen.
Der Hersteller in diesem authentischen Beispiel ist nicht allein. Wir konnten ihm helfen. Und der Bedarf an Lösungen ist groß: In ganz Deutschland kämpfen Unternehmen mit ineffizienten Order-to-Cash-Prozessen, die ihr Wachstumspotenzial behindern.
Globale Lieferketten, steigende Anforderungen an Compliance und Kunden, die Flexibilität erwarten: Unternehmen unter anderem im Automotive-Sektor, im verarbeitenden Gewerbe, im Handel und in der Technologiebranche stehen vor großen Herausforderungen. Dabei entscheidet ein reibungslos funktionierender Order-to-Cash-Prozess über finanzielle Stabilität und Kundenzufriedenheit.
Im Folgenden erfahren Sie als Entscheiderin oder Entscheider, wie die Optimierung des O2C-Prozesses nicht nur die Liquidität stabilisiert, sondern auch die Kundenbindung stärkt und den Umsatz fördert. Ein genauer Blick auf die sechs zentralen Schritte des Prozesses offenbart, wo Effizienzgewinne möglich sind.
Was ist der O2C-Prozess?
Der Order-to-Cash-Prozess umfasst sechs essenzielle Schritte – von der Auftragserfassung bis zur Zahlungsverbuchung. Jeder dieser Schritte ist ein entscheidender Hebel, um Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Die sechs Schritte des O2C-Prozesses im Detail:
1. Auftragserfassung
Der O2C-Prozess beginnt, sobald ein Kunde eine Bestellung aufgibt – sei es online, telefonisch oder persönlich.
Um diesen Schritt effizient zu gestalten, sollten alle Bestellkanäle überwacht und automatisiert verarbeitet werden. Eine zeitnahe Bestellbestätigung ist entscheidend, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Dabei gilt: Es sollten nur Bestellungen bestätigt werden, die auf Lager sind. Fehlinformationen, wie eine spätere Stornierung wegen nicht vorrätiger Ware, schaden der Kundenbeziehung.
Praxis-Tipp: Ein Order-Management-System kann nicht nur diesen Schritt optimieren, sondern auch Folgeprozesse wie die Rechnungsstellung beschleunigen.
2. Auftragsbearbeitung
Nach der Erfassung wird der Auftrag verarbeitet. Dazu gehören:
- Überprüfung der Produktspezifikationen
- Abgleich mit Lagerbeständen
- Organisation der Lieferung
Echtzeit-Daten sorgen dafür, dass Teams stets den aktuellen Stand kennen. So können Verzögerungen oder Fehler wie doppelte Bestellungen vermieden werden. Besonders hilfreich ist die Kommunikation über Lieferzeiten – gerade bei potenziellen Verzögerungen.
3. Versand oder Leistungserbringung
Die Lieferung eines Produkts oder die Bereitstellung einer Dienstleistung ist ein kritischer Moment im O2C-Prozess.
Für physische Produkte bedeutet dies den Versand – national oder international. Für Dienstleistungen könnte dies der Zugang zu Software-Plattformen oder die Erbringung einer Serviceleistung sein.
Je schneller und transparenter dieser Schritt erfolgt, desto höher ist die Kundenzufriedenheit. Echtzeit-Tracking und klare Kommunikation zur Verfügbarkeit tragen maßgeblich dazu bei.
4. Rechnungsstellung
Eine präzise und zeitnahe Rechnungsstellung ist die Grundlage für einen stabilen Cashflow.
Wichtige Details, die eine Rechnung enthalten muss:
- Wert der Bestellung
- Rechnungsnummer
- Zahlungsbedingungen
- Lieferdetails
Automatisierte Rechnungssysteme, die in ein CRM integriert sind, stellen sicher, dass keine Details übersehen werden und die Rechnung den richtigen Ansprechpartner erreicht.
5. Zahlungseingang
Die Zahlungsabwicklung ist ein zentraler Bestandteil des Forderungsmanagements.
Verspätete Zahlungen sind ein häufiges Problem. Automatisierte Mahnprozesse und optimierte Dunning-Verfahren erhöhen die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen.
Spezialisierte Accounts-Receivable-Tools helfen, den Überblick über Zahlungen zu behalten und offene Forderungen effizient zu managen.
6. Zahlungsverbuchung
Als letzter Schritt folgt die korrekte Buchung der Zahlung im Hauptbuch.
Dieser Schritt ist nicht nur wichtig für die Buchhaltung, sondern auch für die interne Analyse und das Reporting. Fehler in der Verbuchung können die Arbeit der Finanz-, Vertriebs- und Controlling-Abteilungen erheblich erschweren.
Moderne Software-Lösungen automatisieren die Verbuchung, reduzieren Fehler und sorgen für konsistente Daten in allen Abteilungen.
Herausforderungen im O2C-Prozess meistern
Der Order-to-Cash-Prozess ist die Lebensader vieler Unternehmen – doch er ist voller Stolpersteine. Von ineffizienten Abläufen bis zu komplizierten Compliance-Anforderungen können sich hier zahlreiche Hürden auftun. Aber keine Sorge: Mit den richtigen Ansätzen lassen sich diese Herausforderungen meistern.
Langsame Prozesse: Der Kostentreiber im Hintergrund
Manuelle Arbeitsschritte, endlose Papierberge und fehleranfällige Datenübertragungen – viele Unternehmen kämpfen mit Prozessen, die längst veraltet sind. Das Ergebnis? Hohe Kosten und frustrierte Teams.
Was hilft: Automatisierung. Mit modernen Tools wie Robotic Process Automation (RPA) werden Routineaufgaben schneller und zudem fehlerfrei erledigt. Ob Bestellbestätigungen, Rechnungsprüfungen oder Mahnungen – automatisierte Prozesse sparen Zeit und auch Nerven. Personalressourcen werden ideal eingesetzt: Denn Bots erkennen automatisch Anomalitäten im O2C-Prozess und erstellen Aufgaben im CRM-System für Ihr Team.
Rechnungsfehler: Kleine Zahlen, große Wirkung
Es klingt banal, aber fehlerhafte Rechnungen sind eine der häufigsten Ursachen für Zahlungsverzögerungen. Ein falsches Komma hier, eine unklare Zahlungsbedingung dort – und schon dauert es Wochen, bis das Geld fließt.
Die Lösung: Präzise Rechnungserstellung. Automatisierte Systeme, die nahtlos in ERP- und CRM-Tools integriert sind, stellen sicher, dass Rechnungen korrekt und vollständig beim Kunden ankommen. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Zahlung.
Kunden-Onboarding: Bitte etwas schneller
Die erste Hürde nach dem Vertragsabschluss: ein reibungsloses Onboarding. Aber was passiert, wenn Bonitätsprüfungen und KYC-Prozesse sich hinziehen? Kunden verlieren schnell die Geduld – und möglicherweise auch das Interesse.
Die Rettung: Digitale Onboarding-Tools. KI-gestützte Bonitätsprüfungen und automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass neue Kunden in Minuten statt Wochen integriert werden. Das beschleunigt die Verkaufszyklen und macht Eindruck.
Compliance: Kein Spielraum für Fehler
Regulatorische Anforderungen wie E-Invoicing oder Datenschutzvorgaben sind komplex und verändern sich ständig. Fehler oder Versäumnisse können teuer werden – finanziell und reputationsmäßig.
Was hilft: Automatisierte Compliance-Lösungen. Diese Tools passen sich an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben an und sorgen dafür, dass Rechnungen und Prozesse stets auf dem neuesten Stand sind. Das gibt Unternehmen Sicherheit und reduziert das Risiko kostspieliger Fehler.
Mit diesen Ansätzen lassen sich nicht nur Probleme lösen – sie verwandeln Herausforderungen in echte Wettbewerbsvorteile. Ein gut optimierter O2C-Prozess spart Geld, stärkt die Kundenbindung und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
Die TreviPay-Strategie
TreviPay kombiniert die vorgenannten Lösungen und setzt auf eine einfache, aber effektive Strategie: Technologie, Service und Marktkenntnis. Wir kombinieren internationale Best Practices mit deutschem Know-how. Unsere Experten kümmern sich um das komplexe O2C-Management, minimieren Risiken und optimieren Ihre Forderungslaufzeiten. Nahtlose Integration in bestehende Systeme ist selbstverständlich. So machen wir Ihren O2C-Prozess fit für die Zukunft. Konkret, messbar, erfolgreich.
Daten, Fakten & Best Practices
Erfolge aus der Praxis und Umfragen belegen die Bedeutung von Effizienz und Digitalisierung im O2C-Prozess:
- Lenovo konnte seinen durchschnittlichen Bestellwert mit einer O2C-Lösung von TreviPay um 114 % steigern – erfahren Sie mehr <LINK>
- 72 % der B2B-Käufer bevorzugen Rechnungskäufe mit flexiblen Zahlungsbedingungen – erfahren Sie mehr über die Käuferanforderungen in unserer Studie <LINK>
Fazit: Wettbewerbsvorteile durch optimierten O2C-Prozess
Ein effizienter Order-to-Cash-Prozess ist essenziell, um den Anforderungen der heutigen Geschäftswelt gerecht zu werden. Optimierte O2C-Prozesse sorgen für stabile Liquidität, zufriedene Kunden und erfüllen regulatorische Anforderungen – ein echter Wettbewerbsvorteil.
Ihr nächster Schritt
- Kostenloser Leitfaden: Laden Sie unseren Leitfaden „Six Ways to Bring Order to Order-To-Cash“ herunter.
- Demo anfordern: Erleben Sie die Vorteile automatisierter E-Rechnungs- und Zahlungsprozesse live.
- Beratung vereinbaren: Unsere Experten entwickeln maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Herausforderungen.
Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren – und sichern Sie sich Ihren Erfolg für 2025.
