Die Mehrwertsteuer-Compliance in der EU steht vor großen Veränderungen. Der Vorschlag „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) wurde vom Rat ,,Wirtschaft und Finanzen“ (ECOFIN-Rat) offiziell angenommen und schafft damit die Voraussetzungen für eine umfassende Überarbeitung der Mehrwertsteuerabwicklung in der gesamten EU.
Für multinationale Unternehmen ist ViDA nicht nur eine weitere regulatorische Neuerung – es ist ein Wandel, der die Rechnungsstellung, die Steuerberichterstattung und die Compliance in den nächsten fünf Jahren grundlegend verändern wird. Auch wenn dies zunächst entmutigend erscheinen mag, bietet es auch die Möglichkeit, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und Betrugsrisiken zu reduzieren. Folgendes müssen Sie wissen:
Die drei Säulen von ViDA
ViDA zielt darauf ab, Mehrwertsteuerprozesse zu modernisieren, die Steuererhebung zu optimieren und Betrug zu verhindern. Um dies zu erreichen, basiert die Initiative auf drei Säulen:
1. Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung (DRR)
Eine der größten Änderungen im Rahmen von ViDA ist die Umstellung auf die digitale Mehrwertsteuerberichterstattung in Echtzeit. Derzeit ist die Mehrwertsteuerberichterstattung in der EU fragmentiert, doch ViDA führt ein einheitliches System ein, das Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen direkt an die Steuerbehörden zu übermitteln.
Warum ist das wichtig?
• Höhere Präzision – Digitale Rechnungsstellung minimiert Fehler und Unstimmigkeiten in der Mehrwertsteuerberichterstattung.
• Bessere Betrugsprävention – Durch die Echtzeit-Überwachung von Transaktionen wird Steuerbetrug erheblich erschwert.
• EU-weite Standardisierung – Unternehmen müssen ein einheitliches elektronisches Rechnungsstellungssystem in allen 27 EU-Mitgliedstaaten nutzen.
2. Einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung in der EU
Heute müssen sich Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, in jedem Land separat für die Mehrwertsteuer registrieren – ein zeitaufwändiger und teurer Prozess. ViDA ändert das. Mit einer einzigen Mehrwertsteuerregistrierung können Unternehmen in allen Mitgliedstaaten mit nur einer Registrierung tätig sein.
Was sind die Auswirkungen?
• Weniger Verwaltungsaufwand – Schluss mit dem Jonglieren mit mehreren Umsatzsteuerregistrierungen.
• Einfachere grenzüberschreitende Transaktionen – Ein reibungsloserer Prozess für Unternehmen, die in der gesamten EU verkaufen
3. Aktualisierte Regeln für digitale Plattformen
E-Commerce und digitale Marktplätze haben den Verkauf von Waren und Dienstleistungen verändert – die Umsatzsteuer-Compliance konnte nicht mithalten. ViDA verlagert die Verantwortung für die Umsatzsteuererhebung auf Online-Plattformen und sorgt so für eine korrekte Steuerabrechnung.
Das bedeutet:
• Plattformen wie Online-Marktplätze müssen für bestimmte Transaktionen Umsatzsteuer erheben und abführen.
• Weniger Steuerhinterziehung – Behörden können die Umsatzsteuererhebung effektiver verfolgen.
Anforderungen und Umsetzungszeitplan für die elektronische Rechnungsstellung
Ein zentraler Bestandteil von ViDA ist die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Transaktionen. Unternehmen können elektronische Rechnungen künftig nicht mehr ablehnen, da das sogenannte „Käuferakzeptanzprinzip“ abgeschafft wird. Stattdessen wird die elektronische Rechnungsstellung zum neuen Standard in der gesamten EU.
Die Zertifizierung von TreviPay als PEPPOL-Zugangspunkt stellt sicher, dass Unternehmen problemlos eine Verbindung zum PEPPOL-Netzwerk herstellen können, sodass sie weltweit konforme Rechnungen an Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors senden und von diesen empfangen können.
Warum ist ViDA für Unternehmen wichtig?
Bei ViDA geht es nicht nur um Compliance, sondern auch um Effizienz, Kosteneinsparungen und Betrugsprävention. Deshalb sollten Unternehmen es ernst nehmen:
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Die elektronische Rechnungsstellung wird für grenzüberschreitende Transaktionen verpflichtend
• Standardisierung – Ein einheitlicher Rechnungsrahmen vereinfacht internationale Transaktionen.
• Effizienzgewinne – Die Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert den Cashflow.
• Betrugsprävention – Echtzeit-Reporting ermöglicht es Steuerbehörden, Mehrwertsteuerbetrug frühzeitig zu erkennen und zu verhindern
Auswirkungen auf Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen in der EU tätig ist, müssen Sie sich jetzt vorbereiten. Einige Mitgliedstaaten haben bereits Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt, andere werden in Kürze folgen. Unternehmen müssen sich bis 2030 durchschnittlich auf drei bis vier neue Vorschriften pro Jahr einstellen.
Die Herausforderung? Die Umsetzung jeder neuen Vorschrift kann bis zu zwei Jahre dauern. Das bedeutet, dass Finanz-, Steuer- und IT-Teams unter erheblichem Druck stehen, die Compliance einzuhalten.
Vorbereitung auf ViDA
Diese Umstellung erfordert Planung und proaktives Handeln. So starten Sie:
- Bereitschaft prüfen – Analysieren Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse
und identifizieren Sie Compliance-Lücken. - Die richtige Technologie wählen – Investieren Sie in eine eInvoicing-Lösung,
die den ViDA-Standards entspricht. - Systeme integrieren – Aktualisieren Sie Ihre ERP- und Finanzsysteme
für die digitale Rechnungsstellung in Echtzeit. - Stakeholder einbinden – Schulen Sie Mitarbeiter und kommunizieren Sie
Änderungen an Partner und Lieferanten. - Up to date bleiben – Verfolgen Sie Aktualisierungen der
ViDA-Vorschriften auf EU- und nationaler Ebene.
Fazit
ViDA wird die Umsatzsteuer-Compliance grundlegend verändern. EU-weit wird die Rechnungsstellung digitaler, standardisierter und sicherer gegen Betrug. Auch wenn die Umstellung zunächst herausfordernd erscheinen mag, profitieren Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, von reibungsloseren Abläufen und weniger Verwaltungsaufwand.
Wie geht es weiter?
• Mehr erfahren – Offizielle Hinweise finden Sie auf der EU-ViDA-Informationsseite.
• Hilfe – Sie benötigen eine Strategie für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie uns für eine fachkundige Beratung.
Wer jetzt handelt, kann nicht nur die gesetzlichen Fristen einhalten, sondern ViDA-Konformität auch als Wettbewerbsvorteil nutzen.
